総合周年支援
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新型コロナウイルス感染症の影響や働き方改革の推進により、社内コミュニケーションの不足が課題となっています。社内コミュニケーション不足は、業務効率の低下やチームの連携不全、生産性の低下などあらゆる問題に直結します。このページではそれらの課題の背景と、解決する方法をご紹介していきます。
目次
社内コミュニケーションとは、上司と部下あるいは従業員同士が行う意思疎通や情報共有を指します。日常会話から、会議や社内イベント、さらにはチャット、Web会議、社内SNSなど、業務中に利用されるあらゆる手段が含まれています。特に近年では、リモートワークの普及によりデジタルツールを活用したコミュニケーションが増えています。
2019年12月に報告された新型コロナウイルス感染症（以下、コロナ）は、多くの人々の生活と働き方に大きな影響を与えました。感染拡大を防ぐため「人との接触を避ける」ことが求められた結果、対面でのコミュニケーションが難しくなり、リモートワークが急速に普及しました。この変化により、インターネット環境さえあれば遠隔でのコミュニケーションが可能になった一方、従来の社内コミュニケーションには新たな課題が生まれました。
また、コロナ以前から推進されていた働き方改革により、時短勤務やフレックス制度の導入が加速し、働き方の多様化が進展しました。これらの要因が重なり、結果として「社内コミュニケーションの不足」という課題が浮上してきています。
具体的には、人と人との距離が広がったことで、生産性の低下、部下育成の難化、上司と部下の関係性悪化やチームワークの弱体化といった課題が出ています。HR総研の調査によれば、約7割の企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と感じていることが明らかになりました。
出典：HR総研 社内コミュニケーションに関するアンケート 結果報告
一方で、リモートワークの普及は家族との時間が増える、郊外移住を実現するなど、ワークライフバランスの向上という恩恵ももたらしました。このように、コロナや働き方改革によって、労働に対する価値観やコミュニケーションのあり方が変化してきた今、改めてこれらの課題に向き合い、解決策を見出す必要があります。
時代の変化に伴い、コミュニケーション手段も大きく変わりました。コロナの影響やデジタル技術の進化によって、リモートワークやオンラインツールを活用する機会が増えたことで、新たな課題を生む要因になっています。
ここでは、働き方の多様化によって明らかになった主なコミュニケーション課題について詳しく解説します。
テレワークや在宅勤務が急速に普及したことで、電話やWeb会議ツールを使ったやり取りが主流となり、必要最低限の情報共有は可能になりました。
しかし、デジタルツール中心の交流では、雑談や自然な会話が生まれにくく、コミュニケーションが形式的でドライになりがちです。その結果、信頼関係の構築やチーム内のアイデア共有が難しくなるなど、対面で得られるコミュニケーションの深まりが失われる課題が浮き彫りとなっています。
業務効率化の一環として、メールやチャット、社内SNSといったデジタルツールの活用が増えています。しかし、これらのツールを効果的に使いこなせる人とそうでない人の間にスキル格差が広がりつつあります。これらのツールを効果的に使いこなせない人がコミュニケーションの変化についていけず、孤立してしまうケースも少なくありません。
近年、個を大切にした多様な働き方を尊重する動きが広がり、企業はフレックスタイム制の導入や育児・介護休業を推進しています。これにより、時短勤務を選択する社員が増え、働きやすい環境が整備されつつあります。
しかし、これらの制度は社員同士が物理的に接触する機会を減らす要因にもなっています。この課題は、チームの連携や信頼関係の構築に影響を及ぼす可能性があります。
メディアは「昭和世代」、「ミレニアム世代（1981～1997年の間に生まれた人）」、「Z世代（1990年後半～2010年の間に生まれた人）」、「ネオ・デジタルネイティブ（学生時代からデジタル機器を使いこなしている人）」など、さまざまな世代を定義しています。これらは大きく「デジタル世代」と「アナログ世代」に分類され、それぞれ異なるコミュニケーションスタイルを持っています。
デジタル世代はオンライン飲み会やゲーム、チャットなどを活用してコミュニケーションを取るのに対し、アナログ世代は対面での接待や飲み会、職場での雑談を重視してきました。この方法の違いが、コミュニケーションギャップを生み出す原因となっています。
特に、デジタルツールが苦手なアナログ世代は、オンライン中心のやり取りに馴染めず孤立しがちです。一方、デジタル世代は対面コミュニケーションに煩わしさを感じることもあり、これが職場内での連携不足や誤解を招くケースが増えています。
世代間のギャップを埋めるためには、それぞれのスタイルを尊重しながら新しいコミュニケーション手法を模索することが求められます。
職種や業務内容によって、コミュニケーションの方法が違います。例えば、事務作業を中心とする「ホワイトカラー」はデスクワークが多く、デジタルツールを利用しやすい環境にあります。一方、工場や現場で働く「ブルーカラー」は、対面や口頭での連絡が中心となる傾向があります。この環境の違いが、職種間のコミュニケーションギャップを生む一因となっています。
職場全体で効果的なコミュニケーションを図るためには、それぞれの職種に適した方法を取り入れる工夫が求められます。
「社内コミュニケーションは必要！」と言われますが、なぜ必要なのか具体的に考えたことはありますか？ 社内コミュニケーションが必要だと言われる理由と活性化のメリットをご紹介します。
社内コミュニケーションが円滑であれば、生産性の向上が期待できます。多くの業務はチームで進められ、若手からベテランまで多様な経験やスキルを持つメンバーが協力しています。活発なコミュニケーションが行われることで、ベテランから若手へスキルの共有がスムーズに進み、チーム全員の技能が均一化されます。
さらに、コミュニケーション方法を見直すことも重要です。たとえば、オンライン会議を活用すれば、会議に伴う移動時間やコストを削減できます。また、会議や連絡手段についても、目的に応じた最適な方法を選ぶことがポイントです。伝達すべき内容が重要で抜け漏れを防ぎたい場合は、口頭ではなく、記録を残せるメールやチャットを利用すると、業務の品質向上が期待できます。
一方で、会議ややり取りが無駄に多いと逆効果になるため、効率的なコミュニケーションを目指しましょう
社員が退職する理由で最も多いのが「人間関係がうまくいかないこと」です。その多くは、日常的なコミュニケーション不足であることが多いです。日頃から気軽に相談できる環境が整っていれば、仕事の悩みを溜めこまず、その場で解決することが可能です。
また、デジタルツールと対面での交流を適切に組み合わせた円滑な社内コミュニケーションが実現できれば、社員のストレスが軽減されます。
このような職場環境が整うことで、会社の雰囲気も明るくなり、離職率の低下に加え、採用活動においても魅力的な企業イメージを築くことができます。
実際に、退職理由に関するアンケートでは、トップ3のうち2つがコミュニケーションに関連する内容という結果が出ています。社内の人間関係を良好に保つことは、優秀な人材の確保や定着に直結する重要な要素といえるでしょう。
出典：リクナビNEXT転職理由と退職理由の本音ランキングBest10
社内コミュニケーションが活性化すると、上司や同僚に対する親しみや信頼感が深まり、共に働きたいという意識が醸成されていきます。このつながりが、組織や会社への帰属意識を高める重要な要因となります。
特に、同僚や上司・部下間だけでなく、部署を跨いだ社員同士のコミュニケーションを活発化させることが、帰属意識向上のカギです。部署の壁を越えたコミュニケーションは、社員全体の一体感を生み出し、組織全体の活力を高めます。
円滑な社内コミュニケーションは、意見交換や情報共有、アイデア出しを活性化させ、イノベーションを生み出す土台となります。対面でのコミュニケーションはもちろん、デジタルツールを活用することで、スムーズな交流が可能です。
社員が発言したアイデアが記録として残り、後の議論や検討のためのエビデンスとして活用できます。組織全体で意見を積み重ねる環境を整えることで、新しい価値やサービスを生み出すイノベーションの創出が期待できます。
現在、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の一環として、デジタルツールを導入し、コミュニケーションの活性化を図っています。この取り組みは、社員のデジタルリテラシー（デジタル技術を理解して適切に活用できるスキル）の向上にもつながります。
現代のビジネスでは、デジタル化が急速に広がっており、これに適応できない企業は競合他社に遅れをとることになります。特に、社内コミュニケーションにデジタルツールを取り入れることは、社員全体のスキル底上げを図り、変化に強い組織を作るために不可欠です。
従来、社員教育はリアルなコミュニケーションやOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を基盤としてきました。しかし、デジタルツールを取り入れることで、教育体系をさらに強化できます。現在、多くの企業が社員教育を支援するアプリケーションを活用し、スピードと質を兼ね備えた教育プログラムを実現しています。
例えば、スキルやノウハウを共有する場を設けたり、リモート環境で学習コンテンツを提供することで、教育の効率を飛躍的に向上させることができます。また、コミュニケーションが活発な職場では、教育の中核となる「ホウレンソウ（報・連・相）」が自然に徹底され、業務全体の品質向上にもつながります。
このように、デジタルツールと活発なコミュニケーションを組み合わせることで、企業の教育体系を強化し、組織全体の成長を促進できます。
社内コミュニケーションを活性化させるためには、どのような方法が適しているでしょうか。デジタルとアナログ的な手法に分け、それぞれのアイデアを紹介します。
社長メッセージや社員インタビューを、オンラインで配信する企業が増えています。従来の全社集会とは異なり、場所や時間を選ばず視聴可能で、コスト削減の面でも大きなメリットがあります。社員がどこにいても一斉に共有できる仕組みは、現代の柔軟な働き方に適しています。
社内報は会社の経営状況、拠点設立、各部署の業務紹介など、会社の「いま」を知ることで、社員のエンゲージメントや帰属意識を高められるコミュニケーションツールです。これをデジタル化することで、社員がどこにいても簡単にアクセス可能になり、特にリモートワークをしている社員にとって便利です。
従来の飲み文化に代わり、オンラインゲームを活用した新たなコミュニケーションの形が注目されています。職場のメンバーでオンラインゲームを楽しむことで、リラックスした雰囲気の中で交流を深められます。目的は「社員同士のつながりを強化すること」。柔軟な発想で、時代に合ったコミュニケーションの方法を考えることが大切です。
社員向けのコミュニケーション活性化ツールとして、社内SNSの活用はすでに常識となっており、部署を問わず、気軽にコミュニケーションを図れることが最大のメリットです。メールのような定型文や挨拶が不要のため、要件だけを簡潔に伝えられ、業務の効率化にも役立ちます。また、情報がクラウド上で一元管理されるため、迅速な情報共有と管理が可能です。
オンラインコミュニケーションが主流となる中、花見や忘年会、運動会、決起会などのリアルなイベントが持つ価値は高まっています。ただし、社員に負担がかからないよう、隔年開催や規模を縮小するなど、柔軟に実施することが重要です。これらのイベントは、社員間のつながりを深め、職場の雰囲気を活性化させる貴重な機会です。
社屋の改装や建て替えを契機に、社内にソファーやカウンターを備えたカフェスペースを設置することで、社員同士が気軽に打ち合わせや雑談を行える環境を提供します。ちょっとした打ち合わせや雑談ができるスペースを作ることで、コミュニケーションの機会が増えるはずです。ただ、雑談が長くならないように「フリートークは15分以内とする」などのルールを設けることで、生産性を損なわない運用が可能です。
会社の創業や設立を祝う周年イベントは、社員に感謝を伝え、会社のビジョンを共有する絶好の機会です。全社員で参加する大規模なイベントは、特別な思い出を作り、コミュニケーションの活性化につながります。周年イベント開催は、社内コミュニケーションを行う絶好のタイミングです。この機会を最大限に活用するために、社員参加型の施策を取り入れることも効果的です。
社員旅行を実施する企業は減少傾向にありますが、業務から離れたリアルな交流の場として依然価値があります。普段は接点のない社員やオンラインでしか会ったことのないメンバーとの直接的な会話は、信頼関係を築く絶好の機会です。社員旅行でしか得られないコミュニケーションには大きな価値があります。
社内コミュニケーションを活性化させるさまざまなアイデアを実施するタイミングは、企業の周年記念が最適です。周年記念は、特別なイベントを開催するだけでなく、業務環境や組織体制を見直す絶好の機会となります。
特に、リモートワークや在宅勤務の多い企業や全国に支社が点在している企業は、周年記念のタイミングで全社員を集めるチャンスです。このタイミングで、社員のモチベーションを高め、経営層から感謝の気持ちや今後のビジョンを直接伝えることで、エンゲージメントを強化することができます。
周年記念を効果的に活用し、企業全体のつながりを深める取り組みを計画しましょう。
周年記念のご相談はアイワットへ！
コロナ禍や働き方の多様化により、社内コミュニケーション不足が課題となっています。この課題を解決するために、デジタルツールは非常に有効です。しかし、デジタルに偏りすぎると、効率は良くても心の通った交流が難しくなる場合があります。
大切なのは、デジタルとアナログの良さを融合させることです。デジタルツールで効率的な情報共有を図る一方で、アナログな場を設けて社員同士が直接交流できる機会をつくることで、心の通ったコミュニケーションが実現します。
社内コミュニケーションの不足を感じている方は、この記事をヒントに、自社の周年記念を機会に社内コミュニケーションを見直してみてはいかがでしょうか。
アイワットはこれまで数多くのお客様の周年記念をサポートしてきた実績があります。お客様と綿密な打ち合わせを重ねることで、企業風土を理解し、お客様に合った周年記念のプランニングとともに、社内コミュニケーション活性化のアイデアもご提案します。豊富な実績とノウハウを活かし、貴社に最適なプランを提案いたしますので、お気軽にご相談ください。
社内のコミュニケーションを活性化することで、教育やノウハウの共有が進み、生産性が向上するほか、業務品質の向上、離職率の低下、社員の帰属意識向上などが考えられます。
デジタルアイデアとして、社内報のデジタル版作成、eスポーツの推進、社内SNSの活用などがあります。アナログアイデアとしては、花見や忘年会などの社内イベントの開催、コミュニケーションスペースの設置、周年イベントの実施などが挙げられます。
社内コミュニケーションが活性化すると、生産性や業務品質の向上だけでなく、教育体系の強化、人材確保、デジタルリテラシーの向上など、組織全体の成長につながる多くの効果が期待できます。